AI Act e în vigoare. Linia de conformare care lipsește din buget.

AI Act nu este o problemă pentru companiile de tehnologie. Este un termen de guvernanță pentru orice companie ale cărei sisteme HR triază, punctează sau repartizează sarcini oamenilor — iar linia de buget pentru el lipsește din majoritatea planurilor de board.

Din 2 august 2026, AI Act se aplică în UE, iar regulile pentru sistemele cu risc ridicat din Anexa III, între care cele de angajare și HR, se aplică de la 2 decembrie 2027 (pagina oficială a regulamentului; Articolul 113, astfel cum a fost modificat prin Regulamentul (UE) 2026/1744). În proiectele noastre, majoritatea executivilor o descriu întâi ca pe o problemă a furnizorilor de software — companiile care construiesc AI. Regulamentul are vederea opusă: orice companie care folosește AI în decizii privind angajații are statut de implementator, iar obligațiile se atașează exact acelei utilizări.

Și tot HR-ul este locul în care AI a intrat prima dată în majoritatea companiilor — un screening de CV-uri aici, un scor de interviu video dincolo, un chatbot care răspunde la cereri de concediu altundeva. Nimic din toate acestea nu a fost cumpărat ca „software reglementat”. Cele mai multe, în ochii regulamentului, au risc ridicat: Anexa III, punctul 4 enumeră AI folosit pentru recrutarea și selecția oamenilor, filtrarea candidaturilor, evaluarea candidaților, repartizarea sarcinilor și monitorizarea sau evaluarea performanței (Digi24). Chatbot-ul este excepția: Actul cere ca oamenii să știe că vorbesc cu un sistem AI (Articolul 50).

Ce s-a schimbat pe 2 august 2026

Trei proprietăți fac AI Act diferit de directivele cu care sunt obișnuite companiile. Se aplică direct — fără lege de transpunere în state, deci fiecare regulă obligă companiile din ziua în care devine aplicabilă (Aleph Business). Depășește granițele UE — firmele din afara Uniunii intră sub incidența lui dacă rezultatele sistemelor lor sunt folosite în UE (Articolul 2). Și reglementează utilizări, nu produse: același model general se poate afla în afara reglementării într-un context și în zona de risc ridicat în altul — iar ocuparea forței de muncă este de partea de risc ridicat a liniei.

Cazurile de utilizare sunt enumerate, nu sugerate — filtrarea candidaturilor, evaluarea candidaților, deciziile de promovare sau de încetare a raporturilor de muncă, repartizarea sarcinilor, monitorizarea și evaluarea performanței (Anexa III, punctul 4). Regulamentul tratează aceste sisteme ca având risc ridicat, cu excepția celor care îndeplinesc doar o sarcină procedurală restrânsă sau pregătitoare și nu creează profiluri ale persoanelor (Articolul 6), și împarte obligațiile. Furnizorul datorează managementul riscului, guvernanța datelor, documentația tehnică și un design care permite supravegherea umană (Articolele 9–16). Compania, în calitate de implementator, are obligațiile ei: folosește sistemul conform instrucțiunilor, încredințează supravegherea unor persoane cu competența și autoritatea necesare, păstrează jurnalele sistemului cel puțin șase luni, informează reprezentanții angajaților și angajații vizați înainte ca sistemul să fie folosit la locul de muncă și informează persoanele despre care sistemul decide (Articolul 26; analiza Juridice.ro). „Am cumpărat doar instrumentul” nu este apărare — în calitate de implementator, aceste obligații sunt ale companiei.

Intrați în domeniul de aplicare? Trei întrebări

1. Folosim software pentru a tria, filtra sau clasifica candidați sau CV-uri?
2. Folosim algoritmi pentru a monitoriza sau evalua performanța și comportamentul, a repartiza sarcini sau a decide promovări ori încetări ale raporturilor de muncă?
3. Există un chatbot sau un sistem automat care răspunde angajaților — despre concedii, salarii sau politici interne?

Un „da” la oricare dintre primele două întrebări este suficient pentru ca firma să devină implementator al unui sistem cu risc ridicat în ocuparea forței de muncă, cu obligațiile de supraveghere și de informare care decurg de aici de la 2 decembrie 2027; un „da” la a treia atrage regula de transparență a Actului pentru chatbot-uri (Articolele 26 și 50). Detaliul incomod pentru companiile mijlocii: instrumentele care declanșează asta sunt rareori cumpărate de la un furnizor de AI. Modulele de screening vin incluse în platformele de recrutare; funcțiile de evaluare apar în suitele HR; chatbot-urile se adaugă la intranet. Fiecare a intrat în companie prin altă ușă, iar nimeni nu deține registrul tuturor.

Unde stă, de fapt, expunerea

Sancțiunile Actului sunt structurate pe trepte, nu într-o singură cifră-simbol — iar treapta superioară este deliberat incomodă. O companie riscă valoarea mai mare dintre sumă și procentul din cifra de afaceri; un IMM, valoarea mai mică (AI Act, Articolul 99; Financiarul).

Scuza comodă este veche și previzibilă: „a fost doar un instrument auxiliar”. Avocații români specializați în tehnologie o aud des și o resping pe aceleași temeiuri de fiecare dată — atunci când un sistem influențează decizii despre oameni, obligațiile de documentare urmează deciziei, nu furnizorului (Juridice.ro; Digi24). Nici un pilot nu este apărare. Odată ce regulile pentru risc ridicat se aplică, un pilot care rulează patru luni pe candidaturi reale rulează pe oameni reali.

Linia de buget — ce finanțați acum

Cea mai mare parte a muncii este documentare peste decizii privind oamenii pe care le luați oricum: angajare, evaluare, planificare. Avocații externi o pot verifica; echipele dumneavoastră trebuie să o construiască.

• Un inventar al utilizărilor AI. Un singur registru al fiecărui instrument care atinge date despre oameni — HR, operațiuni, marketing — cu un responsabil pentru fiecare. Această pagină face diferența între a gestiona expunerea și a o descoperi.
• Documentație și evaluări. Scop, date, verificări de risc, rezultate ale testelor. Șablonizate o dată; refolosite per sistem. Este stratul pe care autoritățile și clienții enterprise îl cer primele.
• Designul supravegherii. Pentru fiecare sistem: cine îl poate anula, cum este instruit să o facă și cum sunt informați angajații. Supravegherea care există doar în manualul furnizorului nu există.
• Instruire care face supravegherea reală. Un manager care nu poate citi rezultatul unui scor nu îl poate supraveghea. Gestionarea schimbării, obstacolul pe care 21% dintre executivi îl numesc deja, este cea care transformă o politică într-un control.

Concluzia

Companiile care au intrat primele în AI în HR sunt acum primele în domeniul de aplicare, pentru că în fiecare val tehnologic utilizarea ajunge înaintea guvernanței. Avantajul de aici înainte aparține cui poate produce documentația, supravegherea și politica înainte ca un client, un auditor sau un consiliu de angajați să le ceară.

HR Strategy Advisory acoperă partea de forță de muncă: identifică locurile în care deciziile despre oameni sunt deja algoritmice și construiește registrele, verificările și capacitatea managerială care fac acele decizii apărabile. Lectura juridică rămâne la avocații dumneavoastră.